Un colis perdu, volé ou endommagé est une source de stress pour tout professionnel. C'est une rupture dans la promesse faite à votre client et un risque pour votre rentabilité. Chez Claisy, nous avons conçu notre processus de déclaration de litige pour être aussi simple, rapide et transparent que possible. L'objectif : vous permettre de résoudre la situation et de satisfaire votre client sans perdre de temps.
Ce guide complet vous détaille, étape par étape, comment ouvrir un dossier de litige sur votre interface Claisy.
Délais de Déclaration : La Règle d'Or pour une Prise en Charge Garantie
Avant de commencer le processus, il est crucial de connaître les délais pour que votre réclamation soit recevable. Le respect de ces délais est la première condition pour une indemnisation réussie.
Le Bon Réflexe : Toujours Déclarer l'Incident au Transporteur
Le Processus de Déclaration : 7 Étapes Simples
Une fois que vous avez pris connaissance des délais, voici la marche à suivre directement dans votre interface Claisy.
Étape 1 : Connectez-vous à votre compte Claisy
Rendez-vous sur la plateforme Claisy et identifiez-vous avec vos identifiants habituels.
Étape 2 : Accédez à la section "Ajouter un litige"
Dans le menu principal, naviguez vers la section "Litiges", puis cliquez sur le sous-menu "Ajouter litige".
Étape 3 : Retrouvez votre colis
Utilisez la barre de recherche pour retrouver l'expédition concernée. Vous pouvez utiliser le numéro de facture ou le numéro de tracking du colis.
Étape 4 : Validez les informations de l'expédition
Une fois le colis sélectionné, les informations du bordereau d'expédition s'affichent. Vérifiez qu'elles sont correctes et validez pour passer à l'étape suivante.
Étape 5 : Décrivez l'incident et le préjudice
C'est ici que vous nous dites ce qui est arrivé.
- Sélectionnez le motif du litige (Perte, Dommage, etc...)
- Renseignez le poids du colis
- Indiquez le montant de l'indemnisation souhaitée (correspondant au préjudice subi et ne pouvant excéder le montant couvert)
Étape 6 : Téléchargez les pièces justificatives
C'est le moment de télécharger les documents nécessaires. Pour savoir exactement quelles pièces sont obligatoires, référez-vous au menu déroulant à la fin de cet article.
Étape 7 : Recevez une réponse et votre indemnisation
Une fois votre dossier complet soumis, vous recevrez une réponse de nos équipes sur sa prise en charge sous 48 heures ouvrées. Suite à une décision favorable, votre indemnisation est versée sous 72 heures ouvrées.
Pièces Justificatives Requises par Type de Litige
Pour garantir un traitement express de votre dossier, la préparation des bons documents est essentielle. Cliquez sur le type de litige qui vous concerne pour voir la liste des pièces obligatoires et recommandées.
💡 Bon à Savoir : Cas Particuliers
- Si vous n'utilisez pas une connexion automatisée avec Claisy (via API ou connecteur CMS), il est possible que nous vous demandions des pièces complémentaires comme la facture et le bordereau d'expédition pour vérifier les informations de l'envoi.
- En cas de doute sur la véracité des justificatifs ou si nous suspectons une manipulation, nos équipes se réservent le droit de demander des pièces complémentaires pour garantir la légitimité de la réclamation. La transparence est la clé d'un partenariat réussi.